ITTC Ice技術委員会の東京ミーティングを開催・準備編

何度かここにも書いたが（たとえばこの記事）、金野はITTCのSpecialist committee on Iceの委員を勤めている。
今回はこの委員会を日本で開催して、金野がホスト役を務めた。

 11月25，26日に会議をして、27日に海上技術安全研究所の見学会に行くというスケジュール。

メンバーは金野を入れて8人が参加予定。会場はうちの大学の新宿校舎で、17階の会議室を使うことにした。

会議の準備を、備忘録を兼ねて書いてみる。

まず会議室にはスクリーンとプロジェクタを用意しただけ。あとは入口に会議名を掲示。
1日目の朝は、M1の石橋君が1階ホールで会議室を案内してくれたので、皆さんスムーズに来られたようだ。

あとは、朝、会議が始まる時間に合わせてコーヒーのポット2本のケータリングを注文。お隣にあるエクセルシオール。

昼にサンドイッチボックスのケータリング。こちらはFlesh Deli赤坂店。夜が和食の予定だったので昼も弁当というのは外国人にはきついかな? と邪推してサンドイッチにした。

夜は新宿でのディナー。こちらは1日目は寿司屋へ、2日目はしゃぶしゃぶ。

準備でいちばんばたばたしたのは、ロシア人委員のビザ取得のために書類を手配したこと。
ロシア人が来るためにはビザがいることを、本人からメールをもらうまで気づいていなかった。その時点で11月6日。
今回は、金野が委員を招へいして国際会議を開催する形になる。なので金野が個人的にロシア人の身元を保証することになる。だから金野の在職証明書を取って、住民票を取って、書類を準備して送った。
11月12日の朝早くにFedExで。調べた範囲ではFedExがいちばん早く届くようだったので、12日の朝、立川でのシンポジウムに行く前に府中のFedExに書類を持ち込み、送った。

予定では15日の夕方には届くという話だったが、ロシアからの連絡によると15日になっても18日になっても届かない。FedExに問い合わせたところ、｢フランクフルトまで届いたのは確認しましたが、その後コンテナごとどこかに消えました｣　!!!　そんなのあり?
コンテナには200通以上の配達物が入っていたそうで、FedExの人もかなり焦ったようだ。しかし何とか見つかったらしく、20日に書類が先方に届いて、ビザの発給を受けられたとのこと。

本来であれば、20日に書類が届いたのでは間に合わなかったはずだ。事前にスキャンしてPDFにした書類をメールで送っていたので、在ペテルブルグ領事館の方が気を利かせてビザを準備しておいてくれたらしい。それでもオリジナルがないとビザを渡せないと言われた、とのことだったから、20日よりあとに届いていたら危なかったと思われる。
書類を2種類用意して、FedExとEMSなど異なる手段で送っておくべきだった。

ビザ申請書類とディナーのセッティングに関して、工学院大学国際交流センターにご指導いただきましたが、たいへん有益でした。この場を借りて御礼申し上げます。

会議の中身の話は、長くなったので別の記事にしたい。